ای‌میل وارده مهم است،‌ اما پاسخ‌اش شاید وقتی دیگر!

دیروز سر میز ناهار گفتگوی مفصلی داشتم با همکار سوئدی‌ام که هماهنگ کننده‌ی برنامه‌های یک مرکز تحقیقاتی است. گفتگوی زیر بازسازی تقریبی این گفتگو است.

– از این‌که بخش قابل توجهی از وقتم صرف کارهای کم‌ارزش می‌شود خسته شده‌ام. به خصوص رفتار ای‌میلی همکارها و اعضای مرکز آزارم می‌دهد.

– چطور؟

– موضوعات مختلفی هست. اما بیشترش به این بر می‌گرده که من همیشه در یک وضعیت عدم قطعیت هستم نسبت به چند و چون برنامه‌ها. چیزی که آزارم می‌ده اینه که افراد به موقع پاسخ ای‌میل‌های مهم‌ام را نمی‌دهند. من ای‌میل زیاد نمی‌فرستم، اما وقتی ای‌میل می‌فرستم معمولا اهمیت سازمانی بالایی داره. مثلا برای این‌که بدانم در فلان گردهم‌آیی داخلی چند نفر شرکت می‌کنند یک ای‌میل ساده‌ی گروهی برای پنجاه نفر می‌فرستم و از آن‌ها می‌خواهم که شرکت کردن یا نکردن خود را اعلام کنند. از میان این پنجاه نفر، پنج نفر بلافاصله و ظرف چند ساعت جواب می‌دهند، ده نفر ظرف چند روز جواب می‌دهند و باقی بسیار دیر یا حتی هرگز! انگار نه انگار من ای‌میلی فرستاده بودم!

– خوب اگر فرض کنید کسانی که جواب نمی‌دهند پاسخ‌شان منفی بوده چطور؟

– خوب آزار دهنده‌ است. من باید برنامه‌ریزی کنم و مطمئن هستم خیلی از این افراد که حضورشان در گردهم‌آیی کلیدی است دیر یا زود پاسخ خواهند داد. معمولا اگر یکی از این افراد را تصادفی در راهرو یا جای دیگر ببینم و به آن‌ها یادآوری کنم می‌گویند «اوه بله! وای… حتما. من حتما شرکت می‌کنم!» خوب زن یا مرد حسابی. اگر قرار است شرکت کنی ای‌میل دعوت را پاسخ بده! دلیل‌اش می‌دونی چیه؟ براشون مهم نیست. به هیچ می‌گیرن.

– شاید… اما فکر نمی‌کنم همه‌اش به این خاطر باشه. به نظرم دلایل دیگه‌ای هم داره.

-‌ ؟

– اگر چه تقریبا همه‌ی ما از ابزارهای آی‌تی مثل ای‌میل استفاده می‌کنیم و از بسیاری جهات ارتباطات ای‌میلی به یک نهاد سازمانی تبدیل شده، اما فرهنگ استفاده از ای‌میل هنوز خیلی شخصی و متغیره. به عبارت دیگه خیلی از ما هنوز تکلیف‌مون با اطلاعات دیجیتال از جمله ای‌میل و این‌که چطور می‌شه حجم زیادی از اطلاعات شامل ای‌میل‌های مهم و غیرمهم رو مدیریت و سازمان‌دهی کرد روشن نیست.

– آره این رو قبول دارم. من هنوز آدم‌هایی رو می‌بینم که توی این‌باکس‌شون (inbox) صدها یا هزاران ای‌میل بعضا خوانده نشده دارن. در برخورد با این آدم‌ها من فقط می‌تونم سکوت کنم. چون نمی‌دونم اگه قرار باشه حرفی بزنم از کجا باید شروع کنم؛ از بیگ‌بنگ یا آفرینش انسان یا جای دیگه! چطور ممکنه کسی بتونه نسبت به داشتن یه همچین این‌باکس نامنظم و در هم برهمی که یک کاروان شتر توش گم می‌شه غیرحساس باشه؟!

– منم زیاد دیدم. فکر می‌کنم خیلی‌ها این‌طور باشن. خوب تو همچین وضعیتی فرض کن ای‌میل شما هم وارد می‌شه. طرف چه بسا اصلا نمی‌بینه‌اش چون میون ای‌میل‌های دیگه گم می‌شه: میان ۳۸۲۳ ای‌میل نخوانده یا ۳۸۲۴ ای‌میل نخوانده چندان تفاوتی نیست! اما بعضی‌ها هستن که سیستم شلوغ رو دوست دارن و معمولا ای‌میل‌های جدید رو می‌بینن. اما حالا سوال بعدی پیش میاد. با این ای‌میل باید چکار کنن؟

– خوب جوابش رو بدن دیگه. هر کسی می‌دونه که می‌تونه یا می‌خواد در فلان تاریخ در فلان برنامه شرکت کنه یا نه.

– اوم… [با لبخند] معلومه شما برنامه‌ریز خوبی هستین. اما من به عنوان آدمی که تا حد زیادی برنامه‌هام در دقیقه‌ی ۹۰ مشخص می‌شن به خودم اجازه می‌دم که از زبون خیلی‌ها بگم که خیر! خیلی وقت‌ها در همون لحظه‌ی دریافت ای‌میل مشخص نیست که شما می‌خواین و می‌تونید در فلان برنامه شرکت کنید یا خیر. در نتیجه شما ای‌میل رو می‌خونید، بعد نمی‌دونید که چه جوابی باید بدین. چون حتی خودتون هم جوابش رو ندارید. در نتیجه به خودتون می‌گین «اوم… این خیلی ای‌میل مهمیه. حتما باید بعدا جوابش رو بدم». برای این‌که این‌ ای‌میل مهم میون هزاران ای‌میل دیگه گم نشه بهش یه علامت ستاره، رنگ قرمز، یا پرچم یا نظیر اون می‌زنید و می‌فرستینش کنار چند ده یا چند صدتا ای‌میل مهم دیگه‌ای که روزها و چه بسا هفته‌هاست منتظرن جوابشون رو بدین! نتیجه مشخصه. احتمالا خیلی از این‌ ای‌میل‌ها با تاخیر پاسخ داده می‌شن.

– خوب این خیلی بده. من می‌تونم بفهمم که خیلی وقت‌ها آدم زمان لازم داره که برنامه‌اش رو مشخص کنه. خوب در این صورت نباید کلن بی‌خیال بشه. بهترین روش اینه که همون موقع که ای‌میل رو خوند، یه پاسخ کوتاه بده مثلا بگه «ملاحظه شد» یا «ملاحظه شد، در زودترین زمان ممکن به شما پاسخ خواهم داد». در این صورت من می‌فهمم که طرف زنده است، ای‌میل من رو خوانده و درک کرده و در آینده‌ی نزدیک یا دور به من پاسخ خواهد داد. این خیلی بهتر از اینه که من رو توی تاریکی نگه داره و این حس رو به من منتقل کنه که براش مهم نیست و موضوع رو به هیچ‌ گرفته.

– درسته. این روش بدی نیست. اما مشکل اینه که همه مثل شما فکر نمی‌کنن. خیلی از افراد از این‌که مدام ای‌میل دریافت کنن که توش نوشته باشه «ملاحظه شد» شاکی می‌شن. به خصوص کسانی که ای‌میل‌های مهم گروهی زیاد می‌فرستن. مثلا ما یک مسئول اداری داریم که همیشه توی جلسه‌های گروه یادآوری می‌کنه لطفا وقتی دعوت‌نامه‌ی تقویم یا مشابه دریافت می‌کنید و پاسخ‌اش رو می‌دین من رو نوتیفای (notify) نکنید! حالا فکر کنید نه تنها طرف رو موقع پاسخ اصلی نوتیفای کنیم، بلکه یه ای‌میل اضافه هم قبلش بفرستیم که «هی! من در چند روز آینده شما را نوتیفای خواهم کرد!».

– هه هه! می‌دونم. پس راهش اینه که آدم این‌باکسش رو جمع و جور و مرتب نگه داره و ظرف یکی دو روز هم ای‌میل‌های مهم رو جواب بده.

– به عبارت دیگه آخرش به این بر می‌گرده که آدم نظم ای‌میلی داشته باشه و از اون بالاتر نظم دیجیتال. موضوعی که متاسفانه فرهنگ‌اش هنوز جا نیفتاده. حتی آدم‌هایی که اتاق یا میزکارشون خیلی منظمه، گاهی وقت‌ها وقتی فولدرهای کامپیوترشون رو نگاه می‌کنی نمی‌دونی بخندی یا گریه کنی. اما یه مشکل دیگه هم هست!

– دیگه چی؟

– بعضی از آدم‌های درون‌گرا در پاسخ دادن به ای‌میل‌ها،‌ تلفن‌ها یا بازدیدها تنبل هستند. این‌جور آدم‌ها همیشه به بهانه‌های مختلف ارسال یک ای‌میل، تلفن زدن یا برنامه‌ی ملاقات رو عقب می‌اندازند. هیچ‌وقت هم نیت‌شون این نیست که کلا بی‌خیال بشن. خیلی ساده می‌گن: «مهمه. اما الان حوصله‌اش رو ندارم. فردا یه کاریش می‌کنم!».

– این رو دیگه باید چکارش کرد؟

– درمون نداره [با لبخند]! شاید بهترین راهش این باشه که قبول کنیم دنیای امروز برای آدم‌های درون‌گرا جای خیلی بدی شده. فضاهای شخصی، یعنی جاهایی که آدم‌های درون‌گرا بهش احتیاج دارن برای نفس کشیدن و انرژی گرفتن داره روز به روز کمرنگ‌تر و تنگ‌تر می‌شه. دنیای اطراف داره روز به روز برای آدم‌های برون‌گرا طراحی و بهینه می‌شه. تا حالا توی شهرای بزرگ سوار مترو یا قطار شدین؟ محیط ظاهرا عمومیه اما بیشتر آدم‌ها هدفون گذاشتن و سعی می‌کنن از فرصت معدودی که برای تنهایی واقعی دارن استفاده کنن. واقعا عجیبه که این‌روزها یکی از معدود جاهایی که هنوز می‌شه توش تا حدی تنها بود توی این‌جور جاهاست. راستش من با این‌که تنها زندگی می‌کنم، حتی توی خونه‌ی خودم هم احساس تنهایی کامل نمی‌کنم. رادیو هست، تلویزیون، اینترنت، تلفن، موبایل که باید هر لحظه گوش به زنگش باشم و مسئول پاسخ دادن بهش باشم… گاهی که پاسخ پیامک رو چند ساعت بعد می‌دم، دوست‌هام شاکی شدن که یعنی چی؟! چرا جواب نمی‌دی، نگران شدیم! دیگه چه برسه به این‌که موبایلم رو خاموش کنم. تازه اگه همه‌ی این‌ها رو خاموش کنم نویز زمینه‌ی شهر هست. تا وقتی توی بیابون یا جنگل نری متوجه نمی‌شی چقدر آلودگی صوتی توی گوش‌هام ونگ ونگ می‌کنه، ۲۴ ساعت شبانه‌روز و ۷ روز هفته!

– موافقم. اما فکر می‌کنم داشتن فضای امن و آرام حتی برای آدم‌های برون‌گرا هم مهمه. چون روندها به گونه‌ای است که حتی برون‌گراترین آدم‌ها هم در رویارویی با این وضعیت خصوصیت‌های درون‌گرایانه از خودشون نشون می‌دن. به عبارت دیگه در این وضعیت «در معرض بودگی همیشگی» حتی برون‌گراها هم درون‌گرا می‌شن! منتها خیلی‌هاشون الان متوجه نیستن و وقتی هم که متوجه بشن دیگه خیلی دیره چون تا اون موقع مدت‌هاست که آدم‌های درون‌گرا نسل‌شون منقرض شده!

– خلاصه این‌که شاید باید به آدم‌هایی که دیر ای‌میل رو پاسخ می‌دن حق داد… چکار کنن بیچاره‌ها… خسته هستن… خسته هستن از این که باید مدام در تعامل باشن با دنیای اطراف. اون‌هم تعامل سریع. پیامک و تلفن همراه و ای‌میل خیلی سریع هستن. خیلی از آدم‌ها بدون این‌که نسبت بهش آگاه باشن از این همه اجبار برای پیوسته در دسترس بودن‌، پیوسته پاسخ دادن، پیوسته گوش به زنگ بودن، … این وضعیت آماده‌باش دائمی دیجیتالی خسته هستند. از این منظر که نگاه کنیم، شاید باید در برابر این هجوم بی‌رحمانه مقاومت کرد. شاید واقعا لازم است که گاهی وقت‌ها رادیو و تلویزیون و کامپیوتر و تبلت و تلفن‌های همراه را خاموش کرد، به پیامک‌ها و تماس‌ها بی‌توجهی کرد و در رویارویی با ای‌میل مهم وارده گفت: ای‌میل شما مهم است، اما پاسخ آن شاید وقتی دیگر!


با توجه به فیلتر بودن بامدادی در ایران، لطفا مطالب آن‌را از طریق اشتراک در خوراک آن پی‌گیری کنید. استفاده از مطالب و عکس‌های منتشر شده در وبلاگ‌ها و فوتوبلاگ‌های من به شرط «نقل قول دقیق»، «ذکر ماخذ» و «ارجاع لینک به اصل پست» بلا مانع است. در ضمن جهت گفتگو و تبادل نظر، شما را به حضور و مشارکت در گوگل‌پلاس دعوت می‌کنم.

Advertisements

نویسنده: bamdadi

A little man with big dreams.

یک فکر برای “ای‌میل وارده مهم است،‌ اما پاسخ‌اش شاید وقتی دیگر!”

من همه‌ی کامنت‌های وارده را می‌خوانم. اما ‌لطفا توجه داشته باشید که بنا به برخی ملاحظات شخصی از انتشار و پاسخ دادن به کامنت‌‌هایی که (۱) ادبیات تند، گستاخانه یا بی‌ادبانه داشته باشند، یا (۲) در ارتباط مستقیم با موضوع پستی که ذیل آن نوشته شده‌اند نباشند و یا (۳) به وضوح با نشانی ای‌میل جعلی نوشته شده باشند معذور هستم. در صورتی که مطلبی دارید که دوست دارید با من در میان بگذارید، از صفحه‌ی تماس استفاده کنید. با تشکر از توجه شما به بامدادی.

در پایین مشخصات خود را پر کنید یا برای ورود روی شمایل‌ها کلیک نمایید:

نشان‌وارهٔ وردپرس.کام

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری WordPress.com خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

تصویر توییتر

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری Twitter خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

عکس فیسبوک

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری Facebook خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

عکس گوگل+

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری Google+ خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

درحال اتصال به %s